home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-02 / objtba.zip / MMGR.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-01-04  |  23KB  |  464 lines
  1. MAIL MANAGER
  2. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  3. This is a demonstration of Object Base & Object Face Developers 
  4. ToolBoxes.  The program provides the user with consistant user 
  5. interfaces and easy access to his data. ObjectBase and ObjectFace 
  6. ToolBoxes allow for this with the Minimum of Programming effort.  
  7. Both of the packages can be obtained from :  
  8.                  Harden Consulting 
  9.                  48 Red Post Crescent
  10.                  Fairport, NY  14450  (716)425-4601
  11. OVERVIEW
  12. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  13. This program implements a many to many relationship between com-
  14. panies and individuals. The method of managing the information is 
  15. via either the Company record or the Person record. The relation 
  16. between the two is called a Contact.  Contacts may be added and/or 
  17. deleted via the Company or Person Menus.  The Database may be 
  18. queried to provide reports. The reports that are available are 
  19. mailling labels, and listings of the information contained in your 
  20. database.  The choice is made through the Menu system.
  21. MENUS
  22. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  23. All menus operate the same.  A selection may be made by either 
  24. using the cursor control keys to move the highlight bar to the 
  25. desired selection then hitting the enter key or hitting the high-
  26. lighted & capitalized character corresponding to your selection.
  27.  v      
  28.  v     
  29.  v     
  30.  v     
  31. DATA ENTRY FORMS
  32. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  33. All data entry forms behave the same way. You may move from field to
  34. field by using the <up> and <down> arrow keys, <PgDn>, <PgUp> or the
  35. <Return> key. While editing a field you have full editing capabil-
  36. ity. You may move the cursor with the <left> and <right> arrow keys,
  37. <Home> & <End> keys. There are two basic modes of editing: Insert 
  38. and Overwrite. When Insert is on (it will be indicated in the lower 
  39. right corner of the screen) characters entered from the keyboard 
  40. will push any characters under and to the right of the cursor, right
  41. one character position.  Any characters that exceed the field width 
  42. will be lost. In Overwrite mode a character entered from the key-
  43. board will overwrite what ever is under the cursor. Pressing the 
  44. <Ins> key toggles between Insert and Overwrite modes.  A character 
  45. may be deleted either by using the backspace or delete key.  The 
  46. intire field can be cleared by pressing <Ctrl Y>. The original value
  47. may be restored by pressing the <Esc> key.
  48.   ^
  49.   ^
  50.   ^
  51. MAIN MENU HELP
  52. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  53. The selections that  ╔═ MAIN MENU ═══════╗
  54. are available to     ║ Company Maint ... ║▒ Company Record Maint.
  55. you are: --------->  ║ Person Maint  ... ║▒ Person Record Maint.
  56.                      ║ Reports       ... ║▒ Access Report Menus
  57.                      ║ Utilities     ... ║▒ Screen Color, Data save
  58.                      ║ Quit              ║▒ Quit Program
  59.                      ╚═══════════════════╝▒
  60.                        ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  61. COMPANY MAINTENANCE ...
  62. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  63. The Top level data will be the Company Information. The records are 
  64. arranged alphabeticly and can be found by using the alphabetic key. 
  65. While in this area you will be viewing the data from the company 
  66. perspective.
  67.   v
  68.   v
  69.   v
  70.   v 
  71. PERSON MAINTENANCE ...
  72. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  73. The Top level data will be the Person Information. The records are 
  74. arranged alphabeticly and can be found by using the alphabetic key. 
  75. While in this area you will be viewing the data from the Person 
  76. perspective.
  77.   v
  78.   v
  79.   v
  80.   v 
  81. REPORTS  ...
  82. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  83. You will be presented with a choice of report formats and criteria 
  84. for selecting the records. Follow the menu prompts and you should 
  85. have no problems.
  86.   v
  87.   v
  88.   v
  89.   v
  90.   v
  91. UTILITIES ...
  92. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  93. The Utilities Menu gives you the option of Changing the color scheme
  94. of any part or all of the program.  You may also write any changes
  95. to the data in the database files to disk.
  96.   v
  97.   v
  98.   v
  99.   v
  100.   v
  101. MENUS
  102. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  103. All menus will operate the same. A selection may be made by either 
  104. using the cursor control keys to move the highlight bar to the 
  105. desired selection then hitting the enter key or hitting the high-
  106. lighted & capitalized character corresponding to your selection.
  107.   ^
  108.   ^
  109.   ^
  110.   ^
  111. COMPANY MAINTENANCE ...
  112. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  113. The Top level data will be the Company Information. The records are 
  114. arranged alphabeticly and can be found by using the alphabetic key. 
  115. While in this area you will be viewing the data from the company 
  116. perspective. You may add a Data in any of the files in the data base
  117. that will be related in some way. 
  118.   v
  119.   v
  120.   v
  121.                       ╔═════════════════════╗
  122. The following choices ║ Edit company        ║▒ Edit Current Rec
  123.     are available: -> ║ Find company        ║▒ Find a company
  124.                       ║ Next company        ║▒ Next Alpha Key
  125.                       ║ Prev company        ║▒ Prev Alpha Key
  126.                       ║ Add company         ║▒ Add a new Rec
  127.                       ║ Select/deselect     ║▒ Toggle Select On/off
  128.                       ║ Contact add,next,del║▒ Manage Contacts
  129.                       ║ Quit company        ║▒ Returns to Main Menu
  130.                       ╚═════════════════════╝▒
  131. MENUS
  132. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  133. All menus will operate the same. A selection may be made by either 
  134. using the cursor control keys to move the highlight bar to the 
  135. desired selection then hitting the <Enter> key or hitting the high-
  136. lighted, capitalized character corresponding to your selection. 
  137.   ^
  138.   ^
  139.   ^
  140.   ^
  141. PERSON MAINTENANCE ...
  142. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  143. The Top level data will be the Person Information. The records are 
  144. arranged alphabetically and can be found by using the alphabetic 
  145. key. While in this area you will be viewing the data from the Person
  146. perspective. You may add Data in any of the files in the data base 
  147. that will be related in some way. 
  148.   v
  149.   v
  150.   v
  151.                       ╔═════════════════════╗
  152. The following choices ║ Edit person         ║▒ Edit Current Rec
  153.     are available: -> ║ Find person         ║▒ Find a Person 
  154.                       ║ Next person         ║▒ Next Alpha Key
  155.                       ║ Prev person         ║▒ Prev Alpha Key
  156.                       ║ Add person          ║▒ Add a new Rec
  157.                       ║ Select/deselect     ║▒ Toggle Select On/off
  158.                       ║ Contact add,next,del║▒ Manage Contacts
  159.                       ║ Quit Person         ║▒ Returns to Main Menu
  160.                       ╚═════════════════════╝▒
  161. MENUS
  162. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  163. All menus will operate the same. A selection may be made by either 
  164. using the cursor control keys to move the highlight bar to the 
  165. desired selection then hitting the <Enter> key or hitting the high-
  166. lighted, capitalized character corresponding to your selection. 
  167.   ^
  168.   ^
  169.   ^
  170.   ^
  171. COMPANY RECORD EDIT 
  172. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  173. The company record being displayed may be changed as desired.  You 
  174. have full control over editing.  Those characters that should be 
  175. capitalized will automatically be capatilized.  Fields that need 
  176. formatting will be automatically formatted. 
  177.  
  178. <PgDn> for editing commands.
  179.   v
  180.   v
  181.                ╔════════════════════════════════════╗
  182.                ║      Form Editing Control          ║
  183.                ╠════════════════════════════════════╣
  184.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  185.                ║         at last field.             ║
  186.                ║       Next, Prev Field.          ║
  187.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  188.                ║  PgUp   First Field.               ║
  189.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  190.                ╚════════════════════════════════════╝
  191.                     Field Editing Controls                       
  192.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  193.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  194.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  195.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  196.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  197.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  198.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  199.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  200.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  201. COMPANY RECORD ADDITION
  202. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  203. You have selected to add a Company Record to the data file. If this 
  204. is what you wished to do then fill in the fields using the following
  205. editing commands or hit Ctrl Z to exit edit and Respond No the the 
  206. prompt that will ask "Do you want to add this Record?".
  207.  
  208. <PgDn> now for Editing commands.
  209.   v 
  210.   v
  211.                ╔════════════════════════════════════╗
  212.                ║      Form Editing Control          ║
  213.                ╠════════════════════════════════════╣
  214.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  215.                ║         at last field.             ║
  216.                ║       Next, Prev Field.          ║
  217.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  218.                ║  PgUp   First Field.               ║
  219.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  220.                ╚════════════════════════════════════╝
  221.                     Field Editing Controls                       
  222.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  223.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  224.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  225.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  226.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  227.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  228.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  229.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  230.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  231. COMPANY CONTACT MAINITENANCE
  232. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  233. You may add, delete and view various contacts.  If you select Add 
  234. then you will be prompted for a Last Name.  Enter the last name of 
  235. the person you wish to add as a contact associated with the company
  236. being displayed on screen.  When this is done the person data file 
  237. will be searched and the closest match will be displayed.  You may 
  238. accept this person or continue the search or add a new person to the
  239. person data file.
  240. COMPANY ADD CONTACT
  241. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  242. You have selected add a contacts. You will be prompted for the 
  243. contact's Last Name.  Enter the last name.  When this is done the 
  244. person data file will be searched and the closest match will be 
  245. displayed.  You may accept this person or continue the search or add
  246. a new person to the person data file, or abort the Add command.
  247. FINDING A COMPANY
  248. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  249. Enter Up to 12 characters to form an alphebetic search string. 
  250. Nothing but alphebetic characters are allowed and should be the part
  251. of the company name that the telephone directory would use to order 
  252. this company alphabeticly. The fewer characters used the more likely
  253. you are not to go past it. Once the key has been entered the system 
  254. will find the first record that either matches the key or is the 
  255. next larger. If it is not the correct record select Next or Prev 
  256. from the menu until the record is found.
  257. PERSON RECORD EDIT 
  258. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  259. The Person record being displayed may be changed as desired.  You 
  260. have full control over editing.  Those characters that should be 
  261. capitalized will automatically be capatilized.  Fields that need 
  262. formatting will be automatically formatted. 
  263.  
  264. <PgDn> now for editing commands.
  265.   v
  266.   v
  267.                ╔════════════════════════════════════╗
  268.                ║      Form Editing Control          ║
  269.                ╠════════════════════════════════════╣
  270.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  271.                ║         at last field.             ║
  272.                ║       Next, Prev Field.          ║
  273.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  274.                ║  PgUp   First Field.               ║
  275.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  276.                ╚════════════════════════════════════╝
  277.                     Field Editing Controls                       
  278.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  279.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  280.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  281.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  282.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  283.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  284.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  285.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  286.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  287. PERSON RECORD ADD
  288. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  289. You have selected to add a Person Record to the data file.  If this 
  290. is what you wished to do then fill in the fields using the following
  291. editing commands or hit Ctrl Z to exit edit and Respond No the the 
  292. prompt that will ask "Do you want to add this Record?".
  293.  
  294. <PgDn> now for Editing commands.
  295.   v 
  296.   v
  297.                ╔════════════════════════════════════╗
  298.                ║      Form Editing Control          ║
  299.                ╠════════════════════════════════════╣
  300.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  301.                ║         at last field.             ║
  302.                ║       Next, Prev Field.          ║
  303.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  304.                ║  PgUp   First Field.               ║
  305.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  306.                ╚════════════════════════════════════╝
  307.                     Field Editing Controls                       
  308.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  309.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  310.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  311.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  312.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  313.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  314.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  315.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  316.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  317. FINDING A PERSON
  318. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  319. Enter Up to 11 characters of individuals last name to form an 
  320. alphebetic search string. Nothing but alphebetic characters are 
  321. allowed. The fewer characters used the more likely you are, to find
  322. a key to match. Once the Key has been entered the system will find 
  323. the first record that either matches the key or is just larger. If 
  324. it is not the correct record select Next and/or Prev from the menu 
  325. until you are satisfied that the record does not exist and must be 
  326. added or it is found.
  327. COMPANY CONTACT ADDITION
  328. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  329. You have selected add a contact.  You will be prompted for the 
  330. contact's AlphaKey.  Enter it.  When this is done the company data 
  331. file will be searched and the closest match will be displayed.  You 
  332. may accept this company or continue the search or add a new company 
  333. to the company data file, or abort the Add command.
  334. CONTACT MAINTENANCE
  335. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  336. You may add, delete and view various contacts.  If you select Add 
  337. you will be prompted for a AlphaKey.  Enter the Characters that 
  338. would alphabeticly order this company. When this is done the company
  339. data file will be searched and the closest match will be displayed.  
  340. You may accept this company or continue the search or add a new 
  341. company to the company data file.
  342. DELETING A CONTACT
  343. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  344. The currently displayed contact can be deleted or you may select
  345. any other existing contact by going throught he list of contacts.
  346. Once the proper contact is displayed select < Del this Contact >
  347. from Menu.  The program will confirm that this what is desired 
  348. before continuing.
  349. REPORTS
  350. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  351. You will be presented with a choice of report formats and criteria 
  352. for selecting the records. Follow the menu prompts and you should 
  353. have no problems.
  354.   v
  355.   v
  356.   v
  357.   v
  358.   v 
  359. MENUS
  360. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  361. All menus will operate the same. A selection may be made by either 
  362. using the cursor control keys to move the highlight bar to the 
  363. desired selection then hitting the Enter key or hitting the high-
  364. lighted, capitalized character corresponding to your selection.
  365.   ^
  366.   ^
  367.   ^
  368.   ^
  369. UTILITIES
  370. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  371. You have been presented with choices for performing some system wide
  372. housekeeping.  You may edit all the colors used within the program 
  373. by selecting Color select option.  
  374.  
  375. You may save the data base files as they are currently configured by
  376. selecting the saVe data option.  By selecting this option you are 
  377. assured that all changes that have been made are written to disk in 
  378. case of a power outage, etc.
  379. COLOR SELECTION
  380. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  381. Select the portion of the program that you would like to modify and 
  382. then select the area of that portion to be modified.  To select a 
  383. color use the cursor control keys to move the box to the color 
  384. combination you desire and hit the <Return> key.  The next time that
  385. color is used it will be the color that you just selected.  Once you
  386. are satisfied with the selections that you have made, select save 
  387. Defaults from the Color Select Menu and the next time you use the 
  388. program the colors that you selected will be loaded.  If the program
  389. is used on a different monitor type than you were using when the 
  390. configuration file was last saved the default values for the type 
  391. monitor in use will be set and a new file will have to be created 
  392. by selecting the prefered colors and then selecting the save 
  393. defaults function.
  394.   ^
  395.   ^
  396.   ^
  397.   ^
  398.   ^
  399. REPORT FORM
  400. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  401. The destination of the report is selected via a pick list that will 
  402. be presented  to you.  If a disk file is selected then you will be 
  403. prompted for the name you wish to use.  The Selection criteria is 
  404. based on All, flagged, unflagged.
  405.  
  406. <PgDn> now for Editing commands:
  407.   v
  408.   v
  409.                ╔════════════════════════════════════╗
  410.                ║      Form Editing Control          ║
  411.                ╠════════════════════════════════════╣
  412.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  413.                ║         at last field.             ║
  414.                ║       Next, Prev Field.          ║
  415.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  416.                ║  PgUp   First Field.               ║
  417.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  418.                ╚════════════════════════════════════╝
  419.                     Field Editing Controls                       
  420.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  421.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  422.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  423.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  424.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  425.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  426.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  427.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  428.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  429. LABEL HELP
  430. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  431. The destination of the report is selected via a pick list that will 
  432. be presented  to you.  If a disk file is selected then you will be 
  433. prompted for the name you wish to use.  The Selection criteria is 
  434. based on All, flagged, unflagged.
  435.  
  436. <PgDn> now for Editing commands:
  437.   v
  438.   v
  439.                ╔════════════════════════════════════╗
  440.                ║      Form Editing Control          ║
  441.                ╠════════════════════════════════════╣
  442.                ║  Rtrn   Next Field exits form when ║
  443.                ║         at last field.             ║
  444.                ║       Next, Prev Field.          ║
  445.                ║  PgDn   Last Field.                ║
  446.                ║  PgUp   First Field.               ║
  447.                ║  Ctrl Z Exits Edit Mode.           ║
  448.                ╚════════════════════════════════════╝
  449.                     Field Editing Controls                       
  450.  ╔══════════════════════════╦═════════════════════════════════════╗
  451.  ║ Cursor control           ║ Insert & Delete                     ║
  452.  ╠══════════════════════════╬═════════════════════════════════════╣
  453.  ║  ->    Right one Char    ║ <Del>    Deletes Char under cursor  ║
  454.  ║  <-    Left one Char     ║ <BckSp>  Deletes Char Left of cursor║
  455.  ║  Home  Beginning of Field║ <Ins>    Toggles Ins mode On/Off    ║
  456.  ║  End   End of edit string║ <Ctrl Y> Blanks Field               ║
  457.  ║                          ║ <Esc>    Restores field to Original ║
  458.  ╚══════════════════════════╩═════════════════════════════════════╝
  459. TEST PRINT HELP
  460. ════════════════════════════════════════════════════════════════════
  461. A Sample label will be output to the printer.  After it prints you 
  462. will be queried if it is aligned properly.  If it is select YES.  If
  463. NO then adjust the labels in the printer and try again.
  464.